Depuis le 1er janvier 2015, les syndics professionnels doivent proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Cet accès, différencié selon le type de documents mis à la disposition des copropriétaires ou des membres du conseil syndical, est une obligation que tout syndic de copropriété doit respecter.
La loi ELAN du 23 novembre 2018 renvoie à un décret le soin de définir une liste minimale des documents mis à la disposition des copropriétaires dans l’espace dématérialisé sécurisé, que notre syndic de copropriété à Saint-Malo respecte scrupuleusement.
La dématérialisation facilite les procédures de gestion des immeubles en copropriété
Les différents gouvernements ont entamé et poursuivi la dématérialisation de la gestion des copropriétés, répondant ainsi aux attentes des copropriétaires qui communiquent de plus en plus par voie électronique dans leur vie quotidienne. En outre, cette démarche offre aux syndics de copropriété à la fois un gain de temps et une réduction de leurs coûts de fonctionnement.
Les avantages pour les copropriétaires
Grâce à la dématérialisation, un syndic peut offrir à chaque copropriétaire un accès en ligne sécurisé et confidentiel. Le partage de l'information devient ainsi fluide entre les gestionnaires, les fournisseurs et les propriétaires.
Ainsi, les copropriétaires peuvent :
- Accéder à tous les documents importants à tout moment et depuis n’importe où,
- Stocker et retrouver les documents facilement,
- Partager les informations importantes,
- Communiquer sur des sujets précis avec le syndic.
Les avantages administratifs pour le syndic de copropriété
Un système de gestion dématérialisé permet de gérer toute la chaîne de traitement des communications :
- Les documents sont automatiquement classés et archivés,
- Une réduction du risque de sécurité,
- Une plus grande facilité pour gérer l’ensemble des documents d'une copropriété ou d'un copropriétaire,
- Une grande facilité pour chercher et retrouver rapidement les documents,
- La possibilité d’exporter tous les contrats, factures, etc.
Que dit la loi concernant la dématérialisation des échanges ?
Selon la loi en vigueur, les syndics de copropriété sont habilités à effectuer des notifications et des mises en demeure par voie électronique. La dématérialisation des échanges peut se présenter sous deux formes différentes :
- Une lettre recommandée électronique,
- La mise en place d'un procédé électronique en passant par un prestataire de services de confiance qualifié. Cette solution garantit l'intégrité des données, la sécurité des échanges et permet une traçabilité des communications.
Par ailleurs, la loi stipule que les documents joints à la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires doivent être notifiés. Lorsque la copropriété dispose d'un espace en ligne sécurisé, ces documents peuvent être mis à la disposition des copropriétaires. Dans ce cas, l'accès est exclusivement réservé à ces derniers.
Enfin, il est important de mentionner expressément dans la convocation que les documents sont accessibles en ligne et de préciser la durée de leur mise à disposition. En ce qui concerne les avis d'appels de charges, ils sont généralement envoyés par lettre simple. Cependant, il est également possible de les transmettre par dématérialisation ou par message électronique à l'adresse préalablement déclarée par le copropriétaire à cet effet.
La dématérialisation des échanges ne doit pas se faire au détriment des copropriétaires
Il convient de tenir compte des copropriétaires qui ne disposent pas d'un accès à Internet lors de la dématérialisation des échanges au sein des copropriétés. En effet, dans ce cas, ces copropriétaires ne pourraient pas examiner les documents relatifs à la gestion de leur copropriété.
C’est pourquoi le syndic doit obtenir expressément l'accord du copropriétaire afin de dématérialiser les échanges. De plus, le copropriétaire a légalement le droit de révoquer son consentement à tout moment. Ainsi, les droits des copropriétaires sont protégés.
Vous cherchez un syndic de copropriété à Saint-Malo ? Contactez-nous afin que nous puissions vous assister dans la gestion de votre copropriété.
